Planifier sa semaine sans que ça devienne une tâche pénible

Un de mes sujets préférés, c’est la planification! Dans une autre vie, je devais être un agenda, mais un beau et complet comme celui de bando.com! Quand Jean-Pierre [NDLR le chef de contenu de Quatre95] et moi avons convenu que j’écrirais sur le sujet, il a pris le soin de mettre entre parenthèses (sans passer son dimanche soir à faire ça). À ce moment-là, je me suis dit deux choses: soit il commence un peu trop à me connaître, soit il a passé trop de dimanches à planifier sa semaine.

Quoi qu’il en soit, dans cet article, je vous propose des pistes de solutions qui vous aideront à gagner en efficacité sans passer votre vie à planifier.

L’objectif de la planification est d’entamer la semaine de manière plus efficace et de ne pas passer à côté d’éléments importants quand on effectue une tâche après l’autre sans voir le temps passer. En plus, ça aide à éviter le multitâche, qui affecte négativement notre travail et même notre QI!

La liste des choses à faire est un outil facile d’utilisation qui permet de hiérarchiser les tâches et surtout de ne rien oublier. Prenez 15 minutes le dimanche pour inscrire toutes les choses que vous avez à faire durant la semaine. Que ce soit de nature personnelle ou professionnelle, ne vous limitez pas. Une fois la liste complète, classifiez les éléments en deux sections: les tâches reliées à votre vie familiale et personnelle et celles que vous devez faire dans le cadre de votre emploi.

Si le cœur vous en dit, pour être encore plus efficace, mettez un petit point rouge, jaune ou vert pour classifier l’urgence et l’importance des différents éléments. À noter que l’objectif de ce type de liste n’est pas de tout finir (tant mieux si c’est le cas), mais d’avoir un portrait global de ce qui vous attend cette semaine et de pouvoir réaligner les priorités au besoin.

Une fois la to-do list complétée, entamez votre journée en priorisant deux éléments absolument importants à faire durant cette journée et commencez par ceux-ci. Si vous êtes de nature à un peu procrastiner, ça vous forcera à ne pas repousser au lendemain.

Je sais que vous vous attendiez à ce que je parle des lunchs, mais non. Pour ceux qui ont des enfants, la préparation des vêtements des tout-petits (et de vous-même, parce que nous ne sommes pas tous en télétravail) change complètement la donne. Le matin, je me rends compte que je sauve facilement 15 minutes de cafouillage.

Lundi dernier, pendant l’un de mes live sur Instagram, je parlais de l’importance de respirer et comment j’oubliais parfois de prendre de grandes respirations (on inspire… on expire!). Ça peut vous paraitre fou, je sais, mais dites-moi, c’est quand la dernière fois, en plein milieu d’une journée intense de travail, que vous avez pris une minute pour faire un exercice de respiration? Planifier des petits moments comme ça permet d’aérer le cerveau pour revenir plus concentré. Si vous êtes de nature à avoir un horaire chargé, l’insérer comme «rencontre avec nous-mêmes» dans notre horaire est important.

Si vous ne les prévoyez pas, ils vont vous surprendre. Prévoyez au moins 20% de votre temps pour des rencontres impromptues, un rapport de dernière minute à compléter, un.e collègue à soutenir impérativement ou le petit dernier qui fait de la fièvre et qui va devoir faire un test COVID. Si par miracle, rien ne survient, repartez sur votre liste de choses à faire et prenez de l’avance.

Nous avons tous un rythme de travail différent. Pour ma part, mon pic de productivité est du lundi au mercredi de 7h à 13h. C’est donc durant ces périodes où j’effectue les choses qui nécessitent le plus de concentration et qui sont les plus critiques. Je choisis les après-midi et la fin de la semaine de travail pour faire les mandats, tâches ou projets que j’aime le plus, car même si je ne suis pas à mon niveau d’énergie le plus grand, comme ce sont des éléments qui me motivent naturellement, c’est plus facile pour moi.

PS: ce n’est pas un processus parfait et c’est correct d’avoir des oublis ou des retards de temps à autre, l’important est de garder le cap sur l’ensemble des choses à faire et de mettre de l’avant les éléments les plus importants à faire.

Bonne préparation!