Imaginez si vous n’aviez pas de bureau assigné au travail

Tout le monde trouve que le bureau à aire ouverte est la pire idée. Est-ce que c’est possible de faire pire? Beware, le « hot desking » is coming. Cette pratique, qui consiste à ne pas assigner de bureau à personne et que le premier arrivé le matin choisisse où s’asseoir, est en train de croître en popularité.

D’où vient ce terme que j’ai habilement traduit par « bureau chaud »? Ce serait un dérivé de « hot racking », qui définit le procédé utilisé sur les bateaux où des matelots travaillant sur différents quarts de travail partageaient les mêmes lits. La principale raison qui motive le hot desking dans les entreprises est la même que sur les bateaux autrefois : économiser de l’espace et de l’argent.

Comme de plus en plus d’entreprises permettent le travail à distance, ça laisse parfois plusieurs espaces de travail vides. Et c’est sans compter les gens absents pour cause de maladie. Parmi les compagnies pratiquant le hot desking, les plus audacieuses ne prévoient des bureaux que pour 80% de leurs employés.

Ça permet une grande économie d’espace et une économie significative de frais fixes. Par contre, ça veut dire qu’une journée où tout le monde déciderait de venir travailler au bureau et où personne n’est malade, deux employés sur dix n’auraient pas d’espace de travail et devraient travailler entre la machine à café et le micro-ondes.

Concrètement ça marche comment le hot desking? L’employé arrive, cherche un espace de travail non occupé et s’installe. Si l’entreprise fournit un téléphone fixe, il y rentre son code d’employé et tous ses appels y seront dirigés. Ça semble facile comme ça, mais une étude britannique a calculé que les employés perdaient l’équivalent de deux semaines par année à chercher une place où s’asseoir.

Un autre point négatif : chercher ses collègues. Dans un bureau normal, l’employé sait où se trouve le bureau de Nicole et de Gilles. Il peut aller les voir quand il a des questions ou des dossiers à régler avec eux. Mais dans un contexte de hot desking, l’employé risque de tout faire par courriel ou par téléphone, plutôt que de perdre 20 minutes à chercher Nicole et Gilles.

Une autre étude a d’ailleurs démontré que 80% des travailleurs trouvent que le hot desking a un impact négatif sur leur santé mentale et leur stress. 44% sont tannés de réinstaller leur espace de travail chaque jour, 31% trouvent qu’ils perdent trop de temps à chercher une place le matin et 22% ont vu un impact négatif dans le travail d’équipe.

Accrocher une photo de famille au travail est impossible avec le hot desking. Ça peut sembler niaiseux, mais ça rend l’espace de travail impersonnel et les employés se sentent comme des numéros dans un environnement de travail de ce genre.

Le hot desking peut être positif dans une très petite entreprise où les employés travaillent tous autour d’une ou deux tables, par exemple. Dans ce cas, changer de place chaque jour encourage réellement l’interaction et peut faciliter le team building.

La seconde exception concerne les compagnies qui engagent de nombreux vendeurs itinérants, par exemple. Avoir quelques bureaux non assignés mis à leur disposition est, au contraire, un bon moyen de prouver aux employés itinérants qu’ils sont les bienvenues au bureau quand ils en ont besoin.

Outre ces deux cas de figure, le hot desking ne fait pas bonne presse. Le magazine Forbes va même jusqu’à dire que c’est la plus grande preuve de mépris qu’un employeur peut avoir envers ses employés. Pas étonnant que l’article soit intitulé « Comment le hot desking va tuer votre compagnie ».