Guide d’intro aux impôts et aux taxes des PME

Quatre95 et le programme d’accompagnement de Revenu Québec s’unissent pour rendre l’entrepreneuriat moins compliqué!

Vous avez eu l’idée du siècle, ou alors vous voulez devenir votre propre boss et vous vous lancez finalement en affaires? Il vous faudra maintenant penser à satisfaire votre clientèle et à gérer vos dépenses, mais aussi à assumer vos nouvelles responsabilités. Or qui dit responsabilités dit questions. Et je sais que, juste en lisant les mots impôt ou taxes, vous sentez déjà de petites sueurs froides… Je comprends ça. Alors, laissez-moi vous présenter quelques principes de base qui vous permettront au moins de savoir par où commencer et qui, je l’espère, vous soulageront un peu!

On se rend vite compte que les lois fiscales partent souvent d’un principe logique. Le premier principe pour savoir si une dépense est déductible de vos revenus imposables est le suivant : vous pouvez déduire toute dépense raisonnable engagée pour gagner un revenu d’entreprise. Le caractère raisonnable, ça peut dépendre de plusieurs facteurs : la nature de l’entreprise, le montant dépensé par rapport à la valeur de l’achat, son utilisation, et plus encore.

Un autre critère important est que votre achat soit une dépense courante, et non une dépense en capital ou une immobilisation. Des exemples faciles d’immobilisations seraient un immeuble, un véhicule ou de la machinerie. En effet, si vous faites l’acquisition d’un tel bien (ou d’une autre immobilisation), vous ne pourrez pas déduire le coût total de votre achat la même année, mais vous pourrez déduire un amortissement.

Puis, finalement, je confirme que, hélas, vos dépenses personnelles ne sont pas des dépenses admissibles.

Les dépenses déductibles, c’est un champ relativement complexe de la fiscalité qui comprend plusieurs particularités. Donc, en cas de doute, ça vaut la peine de vérifier pour s’éviter des soucis futurs.

Quand on vous a dit que vous pourriez vous faire rembourser les taxes sur vos achats, vous vous êtes dit que vous devriez vite vous inscrire aux fichiers de la TPS et de la TVQ. Minute, papillon! Le processus d’inscription a beau être simple, il faut garder en tête que vous devrez produire des déclarations de taxes!

Si vous avez compris toutes ces choses, bravo! Vous êtes déjà sur la bonne voie, ça veut dire que vous avez le bon mindset d’un entrepreneur. Cela dit, voici quelques conseils pratiques à prendre en note pour la production de votre déclaration de taxes :

1- Vérifiez bien si la dépense est admissible avant de réclamer un remboursement de TPS/TVQ.

2- Pour réclamer la TPS et la TVQ, il faut évidemment les avoir payées. Assurez-vous que ce paiement est bien indiqué sur la facture (certains fournisseurs ne sont pas tenus de percevoir ces taxes).

3- Il faut également s’assurer que le numéro de TPS et TVQ de son fournisseur est valide lors de l’achat. Ça se fait facilement en ligne.

4- Seulement 50 % des frais de repas et de représentation sont généralement admissibles au remboursement.

5- Faites vos déclarations et vos paiements à temps (et gardez-en une copie).

-6 Conservez les justificatifs en lien avec chaque déclaration.

Ce n’est pas exhaustif, mais ça devrait tout de même vous permettre de partir sur une belle lancée!

Vous avez finalement trouvé la perle rare pour propulser votre entreprise? Félicitations, l’embauche n’est pas un processus facile! Alors que vous vous apprêtez à devenir un employeur, vous vous doutez bien que quelques obligations accompagnent ce nouveau rôle. Par où commencer?

Lors des entretiens d’embauche, il peut arriver qu’une personne candidate veuille négocier son statut au même titre que sa rémunération. Est-ce un travailleur autonome ou un salarié? Il faut faire très attention, car on ne peut pas choisir au hasard. Six critères permettent de déterminer le statut d’un travailleur, et j’avoue que ça peut devenir un peu mélangeant, mais il est impératif de les respecter, car cela aura un impact direct sur vos obligations fiscales futures. Alors, en cas de doute, vérifiez directement avec Revenu Québec!

Si vous avez déterminé qu’il s’agissait bien d’un salarié, cela veut dire que vous êtes maintenant employeur! Vous devez donc immédiatement vous inscrire aux fichiers des retenues à la source provincial et fédéral.

Que ce soit pour la TPS et la TVQ, les déductions à la source ou les impôts, il faudra TOUJOURS fournir les pièces justificatives en cas de vérification, et les conserver pendant les six années suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent. Les pièces justificatives seront un reçu ou un contrat d’achat ou de vente et la preuve de paiement. Gardez en tête que vous aurez peut-être à expliquer le motif de certaines dépenses, alors n’oubliez pas de prendre des notes. Par exemple, si vous invitez un client au restaurant, il est conseillé d’écrire le nom du client sur le reçu (ou dans un registre) pour ainsi justifier cette dépense. On surestime souvent nos capacités de mémorisation et, dans le cas des impôts ou des taxes, oublier peut causer des maux de tête.

Je vous conseille de mettre en place un bon système de classement dès le début, par exemple en classant vos factures par fournisseur, par date ou par numéro de transaction. Cela permettra de retrouver rapidement les documents nécessaires, au besoin. Si vos documents originaux sont numériques, pensez à avoir un système de sauvegarde, comme un nuage ou un disque externe. Comme ça, l’éventualité d’échapper votre café sur votre ordi ou de vous faire voler ne vous donnera pas de cauchemars!

On connaît tous quelques personnes qui se font un plaisir de donner ici et là deux ou trois conseils non sollicités et peu fondés. Et malgré mon intention de vous soulager et de vous outiller avec le présent article, je vous ai peut-être causé quelques maux de tête supplémentaires. Je vous recommande donc vivement de faire affaire avec des professionnels quand vient le temps de vous faire conseiller sur votre entreprise.

Je sais que professionnel rime avec coûts additionnels et que pendant les premières années d’exploitation d’une entreprise, on essaie de limiter les dépenses le plus possible. Mais sachez qu’il existe plusieurs programmes de soutien et de mentorat, et même plusieurs bourses pour les entrepreneurs. Et si vous recherchez du soutien concernant vos obligations fiscales, Revenu Québec offre un programme d’accompagnement totalement sans frais! L’approche du programme est personnalisée et basée sur vos besoins. Vous ne perdez donc absolument rien à essayer, et je peux vous promettre que le sentiment d’encadrement ainsi que les réponses que vous obtiendrez à vos questions vont vous aider à dormir la nuit!

Même si l’entrepreneuriat a l’avantage de permettre une indépendance, tout faire en solo, ça crée une grosse charge mentale. Alors, laissez-vous aider – mais choisissez par qui!

***

Vous avez besoin d’accompagnement pour votre entreprise? Revenu Québec offre un service personnalisé sans frais aux PME et aux travailleurs autonomes qui se sont récemment lancés en affaires et qui souhaitent obtenir de l’encadrement pour bien se structurer et comprendre leurs droits et leurs obligations fiscales. En plus, il pourrait vous faire gagner du temps sur un moyen temps!