Comment préparer les employés à un retour au bureau

Le gouvernement provincial a annoncé la semaine dernière que la vaccination contre le COVID-19 serait disponible à tous les Québécois âgés de 18 ans et plus qui le souhaitent. C’est, enfin, une lueur d’espoir qui nous annonce que la liberté, bien que distante, approche.

Ça laisse aussi présager que, dans quelques mois, les tours de bureaux du centre-ville seront à nouveau remplies d’employés, les embouteillages seront de retour et l’époque où on passait nos journées en mou sera (peut-être) révolue. Mais après plus d’un an passé loin du bureau, on a tous développé un côté un peu ermite. Tout le monde n’est pas forcément emballé à l’idée de retourner se jeter dans la gueule du loup!

Voici comment préparer un retour au bureau aussi doux que productif.

Il faut d’abord se poser la question: pourquoi est-ce qu’on veut que les employés reviennent au bureau?

Parce que c’est nécessaire pour l’entreprise? Pour mieux les encadrer? Parce que vous vous ennuyez de les voir en vrai?

Vous poser la question aidera à déterminer quand, et si, il est temps pour eux de revenir. Mais il faut aussi utiliser ses skills de management et se demander si les ramener au bureau brisera le flow qu’ils ont développé en télétravail durant la dernière année. Autrement dit, est-ce que le jeu en vaut la chandelle? Si votre entreprise est relativement petite, peut-être qu’une réouverture partielle et progressive, sur une base volontaire, serait la solution.

Parlez-en sans jugement avec vos employés, ils vous diront où ils en sont dans leur réflexion!

Lorsque viendra le temps d’enfin réouvrir votre espace de travail, il faut vous assurer d’avoir des directives claires pour vos employés en ce qui a trait à la distanciation sociale. Même une fois qu’on sera tous vaccinés, il ne faut pas s’imaginer que la distance, les masques et les désinfectants vont disparaître du jour au lendemain!

Consultez les directives émises par les autorités locales de santé et de travail, et préparez-vous à devoir établir différents plans selon vos secteurs d’activité. Les mesures à suivre peuvent changer du tout au tout entre un bureau de comptables et un magasin qui accueille des clients.

Plus votre plan sera clair, lisible et systématiquement appliqué, plus il sera facile pour vos employés et vos clients de le respecter.

C’est peut-être la partie la plus essentielle: il faut savoir danser! Vous allez préparer vos employés, vous allez établir un horaire qui convient à tout le monde, et un plan qui suit les directives gouvernementales et… un morceau du puzzle va changer et il faudra vite savoir se retourner et résoudre le problème pour que tout soit le plus smooth possible.

Encore là, c’est un exercice de communication avec vos employés. Tant que tout le monde est sur le même bateau et comprend que le travail d’équipe sera important pour bien naviguer les prochains mois, ça devrait être relativement indolore! Mais si naviguez dans un système rigide qui ne laisse pas de place à l’imprévu, vous risquez d’avoir des surprises désagréables.

Il y a de bonnes chances que ce qui manque le plus à vos employés ne soit pas leur cubicule ou leur charge de travail. Ça sera plutôt les conversations autour de la machine à café, le beanbag dans le coin du bureau sur lequel ils peuvent aller travailler avec leur laptop, ou encore cette pièce avec plein de lumière naturelle et de plantes.

Réorganisez votre bureau d’une manière attrayante pour vos employés, tout en utilisant l’espace à son plein potentiel et en mettant en valeur les petits avantages qui rendent la job au bureau agréable.

C’est certain qu’il y a des perks qui ne seront pas immédiatement prêts à être utilisés, mesures sanitaires obligent, mais rappelez quand même à votre équipe qu’un jour, la table de billard redeviendra la star de vos 5 à 7 de bureau!

Plusieurs experts et dirigeants d’entreprises estiment, quant à eux, que de simplement rouvrir les lieux de travail suffira. Dans un article publié sur LinkedIn, Andy Cohen, co-PDG de la prestigieuse firme d’architecture Gensler, affirme que le FOMO (fear of missing out, soit la peur de manquer un événement ou une situation) poussera les employés à revenir au bureau de leur propre gré. Selon lui, les employés seront affligés d’une nouvelle peur, celle «de manquer des mises à jour utiles, d’informations essentielles et de connexions clés».

«L’information transmise en présentiel contient de riches couches de nuances et de contexte qui ne peuvent simplement pas être transmis via un écran», peut-on lire dans l’article de Cohen. «Les gens veulent et ont besoin d’interactions face à face pour exceller dans leur emploi.»

Si on se fie à notre sondage sur le télétravail de l’automne dernier, on est quelques-uns à être prêts à revenir au bureau, ne serait-ce que pour quitter l’enfer non ergonomique de notre set-up à la maison. Par contre, une chose est certaine, on va tous s’ennuyer de porter du mou en permanence.

Est-ce que ça serait le moment de revoir les standards vestimentaires à la job?