6 rencontres inutiles qui devraient être un courriel

Selon mon expérience, une équipe de travail ressemble à peu près toujours à ça : un.e gestionnaire qui trippe beaucoup trop sur les réunions, et une gang d’employé.e.s à la recherche d’une bonne excuse pour ne pas y aller.

Si vous pensez que j’exagère, sachez que je suis loin d’être la seule à chialer contre les abus de réunions, si on en croit les chandails, tasses à café et autres produits dérivés affichant le slogan « CETTE RÉUNION AURAIT PU ÊTRE UN COURRIEL ». En fait, les réunions inutiles sont un tel fléau qu’un syndrome appelé meeting recovery syndrome (Syndrome de récupération post-réunion) a été étudié par des équipes de chercheurs et chercheuses en psychologie. Celui-ci se manifeste via une fatigue mentale, une baisse de motivation et de la difficulté à se concentrer chez les employé.e.s victimes de rencontres trop nombreuses, stressantes et mal planifiées.

Voici donc 6 types de réunions qui massacrent la productivité de votre équipe, les ressources d’une entreprise, et surtout ma santé mentale.

Vous m’avez fait déplacer dans une salle de conférence où j’ai dû attendre les retardataires et regarder trois personnes essayer de trouver un câble HDMI qui fonctionne. Ensuite, quelqu’un a lu sans une once de charisme le texte de chaque diapositive projetée à l’écran.

Le pire, c’est que la présentation PowerPoint a ensuite été envoyée par courriel à tout le monde, afin qu’on puisse s’y référer au moment opportun.

C’est moi, ou on aurait pu sauter une couple d’étapes?

Si la réunion s’intitule « Grande annonce » avec un paquet de points d’exclamation, il y a de fortes chances que celle-ci pourrait aisément être remplacée par un courriel. La grande annonce, c’est probablement un remaniement du comité exécutif ou des amis du patron qui viennent d’être promus à des postes qui viennent clairement d’être inventés.

À moins qu’il y ait du champagne et des muffins à la réunion, merci d’économiser le temps de tout le monde en faisant parvenir à vos employés le nouvel organigramme via un courriel.

Les experts en gestion adorent mettre de l’avant le concept des réunions matinales quotidiennes, les brainstorms du mercredi ou les mises à jour mensuelles. Je l’avoue, ça sonne cool, jeune et convivial.

Mais, soyons honnêtes : la plupart du temps, la rencontre a lieu par simple automatisme. Pas d’ordre du jour, rien de nouveau à discuter… Oups.

« Où aura lieu la prochaine activité de team building? »

« Qui, de Karl ou Marie-Josée, devrait prendre le lead sur la nouvelle campagne? »

« Le télétravail devrait-il être permis 3 ou 4 jours par semaine? »

Toutes ces questions, bien que passionnantes, ne méritent pas systématiquement une réunion formelle et un vote à main levée.

Un sondage en ligne incluant une brève description de chaque option fait amplement l’affaire. Même ma mère serait capable d’en créer un.

Parfois, au beau milieu de mes précieuses vacances durement gagnées, je rêve que je suis dans une réunion pour laquelle je ne suis absolument pas préparée, sans aucune idée de ce que je fais là, entourée de collègues qui discutent, dans une autre langue, de sujets qui ne me concernent pas.

Ce cauchemar est l’expression du traumatisme provoqué par toutes ces maudites réunions auxquelles j’ai été invitée sans que je sache pourquoi. Si vous trouvez ça pertinent que je sois au courant des projets auxquels je ne prends pas part, envoyez-moi simplement des comptes rendus par courriel au lieu de me faire perdre mon temps et de gâcher mes vacances.

Le comble des réunions poches et inutiles, c’est quand des gestionnaires paresseux.ses organisent des rencontres floues dans le but d’organiser « sur le fly » la suite des choses.

D’abord, je ne suis pas la gestionnaire. Ce n’est pas à moi de conceptualiser et d’organiser les projets d’équipe.

Ensuite, si la réunion ne sert qu’à planifier les prochaines réunions sur le même sujet, on n’est pas particulièrement plus productifs qu’une classe de maternelle.

Le pire, c’est que si les réunions inutiles me tapent autant sur les nerfs, c’est parce que j’ai sincèrement le goût de faire mon travail au lieu de perdre mon temps. Et croyez-moi, un monde dans lequel je dois supplier le bon Dieu pour qu’on me laisse travailler au lieu de manger des crudités en regardant un PowerPoint, c’est vraiment un monde qui a un problème de réunions excessives.