Télétravail oblige, la communication et la collaboration entre collègues sont mises à l’épreuve depuis quelques semaines. Fini les brainstorms d’équipe, fini les questions rapides face à face, fini aussi les discussions informelles autour de la machine à café!

À coups de vidéoconférences chaotiques, de chats mal interprétés et de confusion généralisée, la frustration peut s’installer. Mais quelques ajustements peuvent améliorer votre routine de travail et vous aider à mieux gérer les outils qui vous permettent de communiquer en confinement.

Voici quelques trucs qui vous permettront d’exceller en matière de communication au travail à distance.

Il n’y a rien de pire que le doute pour alourdir un processus et nuire à la productivité au travail. Nous sommes déjà dans un état de stress avec tout ce qui se passe, plus il y aura de zones grises, plus il y aura de doutes et plus y aura des problèmes de communications ou de mauvaises interprétations du message.

C’est le temps de se questionner sur l’importance et l’urgence de nos messages. Parce que les deux sont différents. On s’imagine que la plupart des choses que vous aurez à communiquer avec vos collègues sont importantes, mais toutes ces informations n’ont pas le même niveau d’urgence.

C’est important de soigner son message et d’y réfléchir avant de l’envoyer. Surtout dans un contexte de messagerie instantanée où la rapidité peut parfois prendre le dessus. L’information transmise peut être mal interprétée. Une virgule mal placée ou un homonyme se taillant une place dans une phrase qui ne lui correspond pas, et voilà que tout le monde est confus.

On dit souvent à la blague que certains de nos meetings auraient très bien pu se faire par l’entremise d’un seul courriel expliquant les points abordés dans la rencontre. Le scénario est similaire avec les outils numériques. Si n’avez qu’une partie des informations entourant le sujet de votre message, mieux vaut attendre et communiquer le tout par courriel ou par vidéoconférence plutôt que par bribes via messagerie instantanée.

Votre message a beau être clair et soigné, si vous n’utilisez pas le bon outil pour le communiquer, toutes vos précautions pourraient ne servir à rien. D’où l’importance de mieux connaître les outils à votre disposition.

Les méthodes de communication au travail sont nombreuses. Courriels, messages textes, appels téléphoniques, messageries instantanées, plateformes de gestion de projet… name it. Ce n’est toutefois pas tous les outils qui conviennent à tous les types de communications nécessaires dans nos journées.

Les conversations face à face, les brainstorms, les appels, les vidéoconférences, par exemple, sont tous «synchrones». C’est-à-dire que ce sont des communications en temps réel. Les échanges sont directs et instantanés entre les interlocuteurs.

C’est avantageux lorsqu’il est question de rapidité. C’est efficace et permet d’avoir un contact plus humain. Nécessairement, cela créera davantage de richesse dans les échanges. C’est bien rare qu’une séance de brainstorm par courriel soit efficace!

Mais ce ne sont pas toutes les communications qui méritent ce traitement.

Le sujet à traiter est peu clair et vous anticipez des questions de vos collègues? Oui, ça serait préférable de se parler. Que ce soit par téléphone ou vidéoconférence, vous risquez de passer à travers le dossier beaucoup plus rapidement qu’en écrivant. Qui adore les threads interminables de courriels générés par un premier message peu clair? PERSONNE.

Ensuite, une formule simple: brainstorm=communication directe. Les idées jailliront beaucoup plus rapidement et organiquement.

Enfin, si la chose à traiter est urgente, oubliez les courriels, vous êtes à la recherche d’une réponse immédiate. Il reste toutefois bien important d’évaluer la véritable urgence d’une situation. Évitez d’en beurrer trop épais sur une situation qui ne mériterait pas de mobiliser tout le monde, ça créerait plus de problèmes que ça en réglerait!

Interlude: mini-guide des bonnes pratiques de la vidéoconférence

C’est important d’avoir un espace tranquille et éclairé pour qu’on puisse bien vous entendre et bien vous voir durant l’appel. Personne ne souhaite voir vos animaux de compagnies. Bon peut-être une fois, mais après trois semaines, ça peut devenir lassant. En cas de doute sur la qualité de l’espace choisi, vous pouvez confirmer votre choix en allumant votre caméra afin d’identifier les trucs qui pourraient vous nuire.

Une fois l’appel lancé, éteignez votre micro. Il peut attraper beaucoup (trop) de sons en arrière-plan et nuire à la conversation en cours. Vous souhaitez parler? Déterminez un moyen de le signifier. Que ce soit en levant la main ou en glissant un mot dans le chat de l’appel. Si les tours de paroles ne sont pas respectés, le tout devient cacophonique. D’ailleurs, comment s’est déroulé votre appel familial de Pâques? C’est ce que je pensais. L’enfer. Enfin, il n’est pas nécessaire de crier dans le micro. En articulant, tout en parlant à une vitesse normale, tout devrait bien se passer.

Ah oui, j’oubliais! Lors de vos tests de caméra, profitez-en pour vérifier les informations entourant votre appel. Un alias ou un nom d’utilisateur que vous aviez mis en joke lors d’une précédente conversation pourrait très mal passer dans le cadre d’un appel professionnel. Je dis ça, je dis rien…

Les voici: vos meilleurs amis «courriels» et «messagerie». On parle ici de communication «asynchrone», qui ne se fait pas en direct.

Ce type de communication permet de mieux contrôler le message échangé. Veux, veux pas, on peut prendre notre temps avant de répondre! Cette façon de communiquer permet aussi de mieux respecter le temps de vos collègues. Ça évite les interruptions lors du travail. Ça implique que la communication est plus lente et s’étire dans le temps. Elle aussi moins riche. Parce qu’à moins d’avoir la prose de Réjean Ducharme, vous ne ferez pas vivre de grandes émotions à vos collègues via Slack.

Il n’y a pas d’urgence? Privilégions le courriel. Vous aimeriez que la fenêtre de réponses soit restreinte à la journée? Pourquoi ne pas y aller avec la messagerie instantanée comme Slack ou Hangout?

Lorsque vous souhaitez vous concentrer, la communication asynchrone est votre meilleure alliée. Il vous est possible de désactiver vos notifications et ainsi travailler de façon ininterrompue. D’ailleurs, c’est aussi possible de le faire savoir à vos collègues. En ajoutant une pastille qui montre votre disponibilité, ils pourront s’y référer avant de vous déranger.

Bon, la vie en télétravail est toute nouvelle, il est fort possible que la majorité de vos collègues oublient ce détail dans les premières semaines… «Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage», comme disait La Fontaine.