4 conseils pour survivre à votre inbox

Avez-vous l’impression de vous noyer dans les courriels? Apparemment, dans une job « de bureau », on passe environ 28 % de notre journée à en lire et à y répondre. Ça vous semble un peu excessif? Moi aussi.

Pas besoin de viser le inbox zéro, mais voici quelques trucs pour reprendre le contrôle sur sa vie ses courriels.

Parfois, une réunion aurait pu être un courriel, mais d’autres fois encore, un courriel aurait aussi pu être un message sur Slack. Pensez-y! Plus vous envoyez de messages, plus vous en recevez : c’est un genre d’effet boomerang qui peut rapidement devenir dangereux.

Dans le même ordre d’idées, c’est toujours possible de demander à un.e collègue de passer certains messages par Slack (ou Discord, ou Google Chat, ou toute autre plateforme de messagerie pro que vous utilisez) plutôt que par voie officielle. Pour certaines personnes, c’est une habitude à prendre — suffit de les pousser dans la bonne direction.

Adopter une politique claire de gestion des messages, c’est probablement la meilleure manière d’éviter de crouler sous les courriels. On suggère d’y aller avec une méthode « répondre, archiver ou snoozer » assez simple, merci : quand vous recevez un message, vous pouvez répondre immédiatement, l’archiver (évitez de supprimer… on ne sait jamais) ou décider d’y revenir plus tard.

Ça vous angoisse? Révisez le point 1 : pour une urgence, les gens peuvent vous contacter sur Slack… ou par téléphone.

De même, désabonnez-vous de toutes les infolettres que vous ne lisez pas! Une application comme Clean Email peut vous aider à dire adieu de manière massive à ces courriels promo (et à ceux inutiles de Facebook).

Je ne connais pas votre job, mais je suis pas mal certaine que la seule personne qui vous force à répondre aux courriels dès qu’ils franchissent votre boîte de réception, c’est vous. Histoire de perdre moins de temps à gérer vos missives, essayez de désigner des plages horaires fixes pour répondre aux messages : ça peut être un 15-20 minutes toutes les heures, ou trois moments un peu plus longs dans la journée (matin, midi, soir).

Si vous optez pour cette technique, retirez les notifications sur votre ordinateur et votre téléphone cellulaire : comme ça, quand vous serez plongé dans une autre tâche, vous éviterez d’être distrait.e par l’angoissant « ding » du courriel entrant.

Vous pouvez toujours installer une réponse automatique qui indique quand vous êtes attelé.e à d’autres tâches, comme ça, si vos clients ou vos collègues sont habitué.es à vos réponses immédiates, les attentes seront tempérées.

Et de grâce, n’envoyez pas de courriels le soir ou la nuit! Mettre ses limites, c’est important, et se rendre dispo 24/7, ça n’envoie peut-être pas le message professionnel que vous avez en tête.

Que vous soyez avec Gmail ou Outlook (ou tout autre outil), il est temps de faire usage des petits extras que vous propose la plateforme.

Parmi eux, on compte bien sûr les dossiers pour classer vos courriels. Si vous êtes Type A, vous avez probablement déjà plusieurs dossiers et codes couleurs pour tous vos e-mails, mais vous n’avez pas à vous rendre là. Oui, le classement des messages est recommandé et efficace, mais pas à outrance : essayez d’éviter d’avoir trop d’étiquettes — plus il y en a, plus vous risquez d’égarer les courriels.

Les réponses automatisées peuvent aussi vous être utiles : selon la nature de votre travail, il se peut que vous écriviez souvent la même chose dans vos messages. Sur Outlook ou sur Gmail, vous pouvez donc préparer quelques réponses pré-écrites qui vous sauveront du temps dans la gestion de votre boîte de messagerie. Par contre, n’oubliez pas de les personnaliser un peu chaque fois, pour éviter de sonner comme Chat GPT!

Ah, et si vous êtes cette personne qui a 200 courriels non lus en tout temps dans votre inbox, je ne peux malheureusement pas vous aider. Bonne chance pour la suite.