4 astuces pour organiser une réunion efficace (sans y passer 5 heures)

Quand il est l’heure d’organiser une réunion, on s’imagine déjà passer une, deux, voire trois heures autour d’une table à perdre du temps sur des points inutiles avec un collègue qui parle toujours trop et d’autres, pas assez.

C’est pour justement rendre les réunions plus efficaces que Marie-Andrée Roy est devenue consultante et facilitatrice en approche collaborative à son compte, il y a trois ans.

« J’en avais vraiment marre d’être constamment en réunion plusieurs heures par semaine pis de voir que souvent, on tournait en rond… et qu’à la fin, on n’avait toujours pas pris de décision. Donc il fallait remettre une autre réunion pour en reparler une autre fois… J’ai eu le goût de faire les choses différemment », se rappelle Marie-Andrée.

Elle nous partage aujourd’hui ses conseils.

Pour lancer une réunion, Marie-Andrée est adepte des brise-glace. « L’idée, c’est vraiment de prendre le temps pour que les gens se présentent puis amener quelque chose de ludique, une information qui va nous permettre de créer un lien de confiance, même dans une équipe qui ne se connaît pas. » L’objectif est de mettre tous les participants de la réunion à l’aise afin que chacun puisse exprimer son point de vue sans gêne.

« J’aime bien travailler avec la méthode des six chapeaux d’Edward de Bono, ça nous met directement dans une dynamique de réflexion, de travail, du type de personnalité qu’on a et de ce qu’on va pouvoir amener dans la rencontre », explique Marie-Andrée. La consultante invite les personnes autour de la table à se présenter et à « nommer le chapeau qui les définit ». Le rouge, par exemple, va représenter quelqu’un d’intuitif et d’émotif tandis que le bleu signifiera qu’on aime les choses organisées et structurées.

« Donc ça, c’est une activité brise-glace, mais ça peut aussi être plus formel, dépendamment des gens avec qui on est : par exemple des fois, je leur demande de parler de leur premier emploi et de ce que ça leur a appris. Ça vient briser la glace, installer une confiance. Souvent, les gens vont rire et ça installe un climat de travail collaboratif. »

Afin de ne pas braquer les participants de la réunion, l’important est d’expliquer pourquoi on fait telle activité ou telle démarche. « Si on n’explique pas pourquoi on fait un brise-glace ou à quoi sert cette méthode, les gens ne vont pas collaborer. »

Une fois que le groupe est prêt à travailler, comment donner la parole à tout le monde et de manière équilibrée? Marie-Andrée conseille une méthode qu’elle nomme « ensemble seul ».

« J’aime bien m’appuyer sur les principes de Jake Knapp, l’auteur du livre Sprint, une référence en design thinking. J’utilise ce que j’appelle ‘ensemble seul’, la version française du ‘together alone’ de Jake Knapp. J’informe les gens qu’on est tous ensemble et qu’on va travailler. » Ce concept a deux objectifs : gagner du temps et donner la parole à tous.

Pour mettre cette méthode en pratique, Marie-Andrée utilise des Post-its. « Je donne cinq minutes pour écrire les idées qui viennent en tête aux gens sur le problème qu’on a à régler ensemble. » Une fois que chacun a pu noter son point de vue, les idées sont partagées avec le groupe.

« C’est fou comme il y a des gens qui vont parler, qui vont amener des solutions qu’on n’a jamais entendues dans des réunions traditionnelles. La personne qui prend beaucoup de place, qui va plus parler, ben là, nécessairement, elle doit attendre parce que chacun a eu le temps de réfléchir. Dans une réunion traditionnelle, une personne plus analytique n’aurait pas forcément spontanément une réponse, elle a besoin de temps. Donc cette méthode-là, elle fonctionne à tous les coups. »

Donner cinq minutes aux participants pour réfléchir à leurs idées permet de gagner du temps et d’avancer dans la réunion. Mais pour ne pas perdre quatre heures par la suite à échanger, Marie-Andrée utilise une méthode radicale : choisir sans discuter.

« L’idée, c’est qu’une fois que les participants ont noté leurs idées sur un Post-it, on les place au mur et là, je vais demander aux gens de voter pour les trois idées les plus importantes à retenir selon eux. On va donc discuter seulement sur celles-là! »

Ces techniques fonctionnent aussi en visioconférence. Marie-Andrée conseille l’outil Miro, une plateforme collaborative où l’on peut écrire sur des petits papiers et les afficher sur un tableau que tout le monde voit.

Dernier conseil, mais pas des moindres, toujours dans un objectif d’être efficace : définir ses objectifs à l’avance. Ça permet aussi d’être sûr qu’une réunion sera utile pour ce qu’on cherche à résoudre. « C’est certain qu’une réunion, on devrait passer beaucoup plus de temps à la préparer qu’à la faire. » Il faut donc se demander : pourquoi organise-t-on cette rencontre? Quels objectifs cherche-t-on à atteindre? « C’est super important de définir ça et de le communiquer, de préciser aux gens pourquoi ils sont là! »

Marie-Andrée prend le parti d’annoncer à l’avance l’objet et les objectifs de la réunion aux participants. « Idéalement, on invite les gens à nous aider à la préparer. » Chacun amène des idées et en plus « ils se sentent interpellés ».

Vous voilà donc prêt à organiser une réunion courte, efficace et dont tout le monde ressortira satisfait!